1. NewGround Law B.V. (NewGround) fordert personenbezogene Daten nur im Hinblick auf oder im Rahmen der folgenden von NewGround zu erbringenden Dienste und/oder vorzunehmenden Tätigkeiten an (sowohl gemeinsam als auch einzeln nachstehend „Dienste“ genannt):
• Erstellung von (juristischen) Schriftstücken, unter anderem auch Urkunden und Verträge
• Beratung, Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen oder Erbringung von anderen Diensten
• Erfüllung von gesetzlichen Aufgaben und Verpflichtungen
• für Marketingzwecke, Geschäftsentwicklung oder im Zusammenhang mit bei NewGround durchzuführende Bewerbungsverfahren sowie
• für (andere) Zwecke, für die die betroffene Person eigens ihre Einwilligung erteilt hat.
2. Daten werden nicht ohne Einwilligung der betroffenen Person für andere Tätigkeiten benutzt.
3. Wenn NewGround eine notarielle Urkunde mit personenbezogenen Daten erstellt, hält NewGround sich an die gesetzlichen Bestimmungen, die unter anderem Folgendes beinhalten:
• Der Notar ist verpflichtet, bestimmte (personenbezogene) Daten in die Urkunde aufzunehmen. Die Daten werden folglich auf einer gesetzlichen Grundlage verarbeitet. Der Notar ist verpflichtet, die unterschriebene notarielle Urkunde mit (personenbezogenen) Daten für unbestimmte Zeit zu verwahren.
• Unmittelbar nach der Unterzeichnung der Urkunde durch den Notar wird diese ein amtlicher Nachweis. Sind Änderungen vorzunehmen, wird der Notar eine neue, geänderte Urkunde erstellen. Gleiches gilt, wenn (personenbezogene) Daten sich später als nicht richtig erweisen.
• Der Notar ist verpflichtet, bestimmte (personenbezogene) Daten im Einwohnermelderegister, dem Handelsregister der Industrie- und Handelskammer oder im Grundbuch zu überprüfen.
• Der Notar ist verpflichtet, die Identität der Beteiligten zu überprüfen. Er bittet dazu um Vorlage eines gültigen Personalausweises. Der Notar darf den Personalausweis mit allen Angaben auch kopieren. Der Notar überprüft die Echtheit von niederländischen Personalausweisen im Verificatie Informatie Systeem (VIS) der Stiftung Stichting BKR.
• Personenbezogene Daten fallen unter das Berufsgeheimnis des Notars. Unbefugte erhalten keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten.
4. Für die sonstigen Verarbeitungen von personenbezogenen Daten durch NewGround gilt, dass diese im Allgemeinen im Zusammenhang mit der Erbringung der NewGround aufgetragenen juristischen, finanziellen und/oder administrativen Dienste stehen und folglich im Zusammenhang mit dem von oder im Namen einer bestimmten Person (oder von oder im Namen der Gegenseite dieser Person) erteilten Auftrag stehen. Zudem kann NewGround die Daten benutzen, um Einladungen zu Veranstaltungen von NewGround zu verschicken, um Informationen über aktuelle juristische Nachrichten zu übermitteln, aber auch, um Rechnungen zu versenden.
5. NewGround kann personenbezogene Daten verarbeiten, die nicht von der betroffenen Person, sondern beispielsweise aus folgenden Quellen stammen:
• öffentliche Register (z. B. das Handelsregister der Industrie- und Handelskammer, Grundbuch) und andere Quellen (z. B. Einwohnermelderegister, VIS);
• Anwälte, Steuerberater, Finanzberater oder andere Berater, die (mittelbar) an den Diensten beteiligt sind, oder
• öffentliche Quellen (z. B. Social-Media-Platforms, Unternehmens-Websites).
6. NewGround gibt personenbezogene Daten nur an Dritte weiter, wenn sie gesetzlich dazu verpflichtet ist, wenn es notwendig ist, um die Dienste erbringen zu können oder auf Wunsch der betroffenen Person. So legt NewGround personenbezogene Daten gegenüber den folgenden Empfängern offen:
• öffentliche Register, wenn das Gesetz bestimmt, dass die Daten darin einzutragen sind;
• andere Parteien oder Interessenten einer notariellen Urkunde und/oder zum Beispiel eines Vertrages, an dem die betroffene Person beteiligt ist, sowie die Berater der anderen Parteien oder Interessenten;
• Banken, sofern der Zahlungsverkehr im Zusammenhang mit den NewGround aufgetragenen Diensten von NewGround übernommen wird, und
• Verarbeiter von personenbezogenen Daten, mit denen eine Verarbeitungsvereinbarung geschlossen worden ist.
7. Die Speicherung von personenbezogenen Daten durch NewGround erfolgt, solange es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, notwendig ist, für die Erfüllung gesetzlicher Aufgaben, die Erfüllung von gesetzlichen Verpflichtungen oder die Erfüllung von Verträgen. Speicherfristen gemäß gesetzlichen Bestimmungen finden Anwendung. Notarielle Urkunden werden für unbestimmte Zeit verwahrt.
8. Werden personenbezogene Daten der betroffenen Person von NewGround verarbeitet, kann die betroffene Person gemäß der Datenschutz-Grundverordnung von den im Folgenden in Artikel 9 genannten Rechten Gebrauch machen. Dazu ist über die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten ein (vorzugsweise schriftlicher) Antrag zu stellen. Bevor NewGround den Antrag bearbeiten kann, wird zuerst die Identität der betroffenen Person anhand eines gültigen Personalausweises festgestellt.
9. ie betroffene Person hat jederzeit das Recht, zu erfahren, welche sie betreffende personenbezogene Daten NewGround zu welchem Zweck verarbeitet und wie lange die Daten gespeichert werden. Ist die betroffene Person der Meinung, dass bestimmte Daten nicht richtig verarbeitet worden sind, hat sie das Recht, die Berichtigung dieser Daten zu verlangen. Wünscht die betroffene Person die Löschung oder die Beschränkung der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten, kann sie einen entsprechenden Antrag stellen. Wünscht die betroffene Person die Übertragung der personenbezogenen Daten an einen anderen Dienstleister, kann sie ebenfalls einen entsprechenden Antrag stellen.
10. NewGround bemüht sich nach bestem Können und Vermögen, die Rechte der betroffenen Person gemäß der Datenschutz-Grundverordnung zu erfüllen. Diese Rechte können jedoch im Widerspruch zu anderen gesetzlichen Regelungen, z. B. der niederländischen Notarordnung, stehen. Kann NewGround dem Antrag nicht entsprechen, wird die betroffene Person schriftlich darüber informiert.
Hat die betroffene Person Beschwerden über die Verarbeitung von sie betreffenden personenbezogenen Daten durch NewGround, kann sie sich mit Cynthia de Witt Wijnen in Verbindung setzen, und zwar per E-Mail oder per Brief: NewGround Law B.V., z. Hd. von Cynthia de Witt Wijnen, Postbus 7975, NL – Amsterdam.
Die betroffene Person hat auch das Recht, bei der Aufsichtsbehörde Autoriteit Persoonsgegevens eine Beschwerde einzureichen.