NewGround Law B.V. (NEWGROUND) vraagt persoonsgegevens slechts op met het oog op of in het kader van de volgende door NEWGROUND te verrichten werkzaamheden en/of te ondernemen activiteiten (tezamen alsook afzonderlijk hierna de ‘Werkzaamheden’):
het opstellen van (juridische) stukken, waaronder begrepen, doch niet uitsluitend, akten en overeenkomsten;
het verlenen van advies, het doen van due diligence onderzoek of het verstrekken van andere diensten;
het voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
voor marketing doeleinden, business development of in verband met bij NEWGROUND te voeren sollicitatieprocedures; en
voor (andere) doeleinden waar de betreffende persoon specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Gegevens worden niet zonder toestemming van de betreffende persoon voor andere werkzaamheden gebruikt.
Wanneer NEWGROUND een notariële akte opmaakt met persoonsgegevens moet NEWGROUND zich aan wettelijke regels houden, hetgeen onder meer het volgende inhoudt:
de notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte opnemen. Deze gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt. De notaris moet de ondertekende notariële akte met (persoons)gegevens verplicht eeuwig bewaren;
zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin deze wijzigingen staan. Dit geldt ook indien (persoons)gegevens achteraf niet juist blijken te zijn;
de notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (‘BRP’), het handelsregister van de Kamer van Koophandel of het Kadaster;
de notaris moet verplicht de identiteit controleren van de betrokken personen. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs opvragen. De notaris mag dit identiteitsbewijs ook kopiëren met alle gegevens die erop staan. De notaris verifieert de echtheid van Nederlandse identiteitsdocumenten via het Verificatie Informatie Systeem van de Stichting BKR (‘VIS’); en
persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door NEWGROUND geldt dat deze in het algemeen verband houden met het uitvoeren van de aan NEWGROUND opgedragen juridische, financiële en/of administratieve diensten en derhalve verband houden met de door of namens een bepaalde persoon (of door of namens de wederpartij van deze persoon) verleende opdracht. Daarnaast kan NEWGROUND de gegevens gebruiken om uitnodigingen te versturen voor door NEWGROUND te organiseren evenementen, om informatie over juridische actualiteiten toe te zenden maar ook voor bijvoorbeeld het verzenden van nota’s.
NEWGROUND kan persoonsgegevens verwerken welke niet van de betreffende persoon afkomstig zijn maar afkomstig van bijvoorbeeld een van de volgende bronnen:
openbare registers (bijvoorbeeld het handelsregister van de Kamer van Koophandel, Kadaster) en andere bronnen (bijvoorbeeld BPR, VIS);
een advocaat, belastingadviseur, financiële adviseur of andere adviseur die (indirect) betrokken is bij de Werkzaamheden; of
openbare bronnen (bijvoorbeeld sociale media platforms, zakelijke websites).
NEWGROUND geeft persoonsgegevens alleen aan derden door als dat wettelijk verplicht is, als dat nodig is om de Werkzaamheden uit te voeren of op verzoek van de betreffende persoon. NEWGROUND verstrekt persoonsgegevens bijvoorbeeld aan de volgende ontvangers:
openbare registers, indien de wet voorschrijft dat die gegevens daarin dienen teworden geregistreerd;
andere partijen of belanghebbenden bij een notariële akte en/of bijvoorbeeld een overeenkomst waarbij de betreffende persoon betrokken is, alsmede aan de adviseurs van die andere partijen of belanghebbenden;
banken, voor zover het betalingsverkeer dat verband houdt met aan NEWGROUND opgedragen werkzaamheden door NEWGROUND verzorgd wordt; en
verwerkers van persoonsgegevens waarmee een verwerkersovereenkomst is gesloten.
Persoonsgegevens worden door NEWGROUND niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken, het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Wanneer uw persoonsgegevens door NEWGROUND worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de hierna in artikel 9 genoemde rechten gebruik maken. Dit doet u middels een (bij voorkeur schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voordat NEWGROUND uw aanvraag in behandeling kan nemen dient u eerst te worden geïdentificeerd aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
U kunt altijd vragen welke persoonsgegevens NEWGROUND van u verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze gegevens bewaard worden. Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Wanneer u wenst dat uw persoonsgegevens worden verwijderd of de verwerking wordt beperkt, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Wanneer u de persoonsgegevens wenst over te dragen aan een andere dienstverlener kunt u hiervoor tevens een verzoek indienen.
NEWGROUND stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten conflicteren met andere wettelijke regelingen, zoals de Wet op het notarisambt. Indien NEWGROUND niet aan uw verzoek kan voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door NEWGROUND, dan kunt u contact opnemen met Cynthia de Witt Wijnen, per e-mail (dewittwijnen@newgroundlaw.com) of per brief (NewGround Law B.V., t.a.v. mr. C. de Witt Wijnen, POSTBUS 7975 Amsterdam).
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
