Beschwerderegelung der Kanzlei NewGround Law B.V.

Artikel 1 Begriffsbestimmungen

In dieser Beschwerderegelung werden die unten stehenden Begriffe wie folgt definiert: – Beschwerde: Jede schriftliche Unzufriedenheitsäußerung seitens oder im Namen des Mandanten gegenüber dem Anwalt oder den unter seiner Verantwortung tätigen Personen über das Zustandekommen und die Erfüllung eines Dienstvertrages, die Qualität der erbrachten Dienste oder die Höhe des Honorars, die nicht eine Beschwerde gemäß § 4 des niederländischen Anwaltsgesetzes [Advocatenwet] ist. – Beschwerdeführer: Der Mandant oder dessen Vertreter, der eine Beschwerde einreicht. – Beschwerdebeauftragter: Der mit der Bearbeitung der Beschwerde betraute Anwalt.

Artikel 2 Anwendungsbereich

1. Diese Beschwerderegelung findet Anwendung auf jeden zwischen NewGround Law B.V. und dem Mandanten abgeschlossenen Dienstvertrag.
2. Jeder Anwalt von NewGround Law B.V trägt Sorge für die Bearbeitung von Beschwerden gemäß der Beschwerderegelung.

Artikel 3 Ziel

Ziel dieser Beschwerderegelung ist:

1. Festlegung eines Verfahrens zur konstruktiven Bearbeitung von Mandantenbeschwerden innerhalb einer angemessenen Frist
2. Festlegung eines Verfahrens zur Feststellung der Ursachen von Mandantenbeschwerden
3. Erhalt und Verbesserung der bestehenden Beziehungen durch eine ordnungsgemäße Bearbeitung von Beschwerden
4. Training von Mitarbeitern in mandantenorientierter Beschwerdenbearbeitung
5. Verbesserung der Qualität der Dienstleistungen mithilfe der Beschwerdenbearbeitung und Beschwerdenanalyse

Artikel 4 Belehrung bei Anfang der Dienste

1. Diese Beschwerderegelung ist offengelegt worden. Der Anwalt weist den Mananten vor Abschluss des Dienstvertrages darauf hin, dass die Kanzlei eine Beschwerderegelung hat, die auf die Erbringung der Dienste Anwendung findet.
2. NewGround Law B.V hat in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegt, welcher unabhängigen Partei oder Stelle eine nach Bearbeitung nicht erledigte Beschwerde zur Erlangung eines bindenden Gutachtens vorgelegt werden kann.
3. Eine nach Bearbeitung nicht erledigte Beschwerde gemäß Artikel 1 dieser Beschwerderegelung wird dem Gericht vorgelegt.

Artikel 5 Internes Beschwerdeverfahren

Richtet ein Mandant eine Beschwerde an die Kanzlei, wird die Beschwerde an Charles van Rijckevorsel weitergeleitet, der somit als Beschwerdebeauftragter auftritt.

1. Der Beschwerdebeauftragte setzt die Person, gegen die sich Beschwerde richtet, von der Einreichung der Beschwerde in Kenntnis und gibt dem Beschwerdeführer und der Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, Gelegenheit zu einer Erläuterung.
2. Die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, versucht, gemeinsam mit dem Mandanten zu einer Lösung zu kommen, gegebenenfalls nach Vermittlung des Beschwerdebeauftragten.
3. Der Beschwerdebeauftragte wickelt die Beschwerde innerhalb von vier Wochen nach Eingang der Beschwerde ab oder unterrichtet den Beschwerdeführer unter Angabe der Gründe von einer Abweichung von dieser Frist, mit Angabe der Frist, innerhalb eine Entscheidung über die Beschwerde getroffen wird.
4. Der Beschwerdebeauftragte unterrichtet den Beschwerdeführer und die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, schriftlich über die Entscheidung zur Begründetheit der Beschwerde, gegebenenfalls mit Empfehlungen.
5. Ist die Beschwerde zur Zufriedenheit abgewickelt, unterschreiben der Beschwerdeführer, der Beschwerdebeauftragte und die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, die Entscheidung zur Begründetheit der Beschwerde.

Artikel 6 Vertraulichkeit und kostenlose Bearbeitung der Beschwerde

1. Der Beschwerdebeauftragte und die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, wahren im Rahmen der Bearbeitung der Beschwerde die Vertraulichkeit.
2. Der Beschwerdeführer hat die Bearbeitungskosten der Beschwerde nicht zu erstatten.

Artikel 7 Verantwortlichkeiten

1. Der Beschwerdebeauftragte ist für die fristgemäße Bearbeitung der Beschwerde verantwortlich.
2. Die Person, gegen die sich die Beschwerde richtet, informiert den Beschwerdebeauftragten über etwaigen Kontakt und eine mögliche Lösung.
3. Der Beschwerdebeauftragte informiert den Beschwerdeführer über die Abwicklung der Beschwerde.
4. Der Beschwerdeführer führt die Beschwerdeakte.

Artikel 8 Erfassung der Beschwerde

1. Der Beschwerdebeauftragte erfasst die Beschwerde mit Angabe des Beschwerdegrunds.
2. Eine Beschwerde kann in mehrere Teilthemen unterverteilt werden.
3. Der Beschwerdebeauftragte erstattet regelmäßig Bericht über die Bearbeitung der Beschwerde und unterbreitet Empfehlungen zur Vermeidung von neuen Beschwerden sowie zur Verbesserung von Verfahren.
4. Mindestens einmal jährlich werden die Berichte und die Empfehlungen in der Kanzlei besprochen und zur Beschlussfassung vorgelegt.